PROCÈS-VERBAL D’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DES COPROPRIÉTAIRES

Lors de chaque assemblée générale de copropriétaires, un procès-verbal (PV) est rédigé. Ce document officiel, appelé procès-verbal d’assemblée générale (PV d’AG), doit être consigné dans un registre spécifique, qui peut être conservé en format papier ou électronique.

Qu’est-ce qu’un procès-verbal d’assemblée générale ?

Le PV d’AG est rédigé par le syndic de copropriété à la fin de chaque assemblée générale. Il doit être signé au plus tard dans les huit jours suivant la réunion par :

• Le président de séance de l'assemblée générale,
• Le secrétaire de séance,
• Le(s) scrutateur(s), chargé(s) de veiller au bon déroulement des votes et au dépouillement des bulletins.

Le syndic enregistre ensuite les procès-verbaux de manière consécutive dans le registre prévu à cet effet. Si ce registre est tenu en format électronique, la feuille de présence et le PV peuvent également être produits et signés électroniquement. Le syndic est tenu de fournir une copie ou un extrait du procès-verbal à tout copropriétaire qui en fait la demande, bien que des frais puissent être appliqués selon les termes du contrat de syndic.

Que doit contenir un procès-verbal d’assemblée générale ?

Le procès-verbal d’AG doit obligatoirement inclure les éléments suivants :

• Les résultats de chaque vote, mentionnés sous chaque question inscrite à l’ordre du jour,
• Les noms des copropriétaires ou associés et le nombre de voix de ceux qui se sont opposés, abstenus, ou qui sont assimilés à des copropriétaires défaillants,
• Les réserves formulées par les copropriétaires opposants concernant la régularité des décisions,
• Les incidents techniques ayant pu empêcher un copropriétaire votant par visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen électronique de voter correctement,
• L’indication du mandat de vote distribué par le président du conseil syndical ou un membre du conseil syndical, en cas de mandat de vote confié sans mentionner le nom du mandataire.

Il est également obligatoire d’annexer la feuille de présence de l’assemblée générale au procès-verbal.

Notification des procès-verbaux d’assemblée générale

Les décisions adoptées en assemblée générale doivent être notifiées par le syndic aux copropriétaires opposants ou défaillants (ceux qui n’étaient pas présents ou représentés) dans un délai d’un mois. Cette notification peut être envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception ou par voie électronique.

À noter : Pour les copropriétaires non concernés par une opposition ou défaillance, un simple envoi du compte-rendu suffit.

Le délai pour contester une décision de l'assemblée générale commence dès la réception de la notification du PV. Un recours doit être formé dans les deux mois suivant la notification. Si lors de l'assemblée générale, il n’a pas été possible de désigner les membres du conseil syndical (en raison d’un manque de candidats ou de la majorité de voix requise), le procès-verbal doit être notifié à tous les copropriétaires dans un délai d’un mois, selon les mêmes modalités de notification.

Affichage des décisions dans les parties communes

Certaines décisions prises en assemblée générale, notamment celles concernant les conditions d’occupation de l’immeuble, doivent être affichées dans les parties communes. Cela inclut les espaces tels que les couloirs, les chaudières, les canalisations, les jardins ou autres espaces partagés par les copropriétaires. Cet affichage a pour but d’informer tous les résidents des décisions importantes, comme des travaux ou autres modifications d’envergure touchant la copropriété.

Vous cherchez un syndic de copropriété pour gérer votre immeuble ?

Contactez-nous pour en savoir plus sur nos services !